Conecta WhatsApp con Zoho CRM en un número con Coexistencia

¿Cómo se convierte un mensaje de WhatsApp en un registro de Zoho CRM?

Meta envía cada mensaje del número al destino de webhook que configures, aquí un nodo Webhook de n8n. El flujo toma el número del remitente del payload y llama al endpoint de búsqueda de Zoho con phone igual a ese número, primero en Leads y luego en Contacts. Zoho revisa todos los campos de teléfono del módulo, así que cuenta tanto una coincidencia en Mobile como en Phone, y no tienes que adivinar qué campo usó cada vendedor.

Si no devuelve nada, el nodo de Zoho CRM de n8n crea un Lead con el nombre del perfil de WhatsApp y el número. En ambos casos el flujo ya tiene un id de registro y escribe el mensaje como nota en ese registro mediante POST /Notes. Una nota solo necesita Note_Content y un Parent_Id que indique el módulo y el registro.

{
  "data": [
    {
      "Note_Title": "WhatsApp, inbound",
      "Note_Content": "do you have anything friday?",
      "Parent_Id": {
        "module": { "api_name": "Leads" },
        "id": "4876876000000624001"
      }
    }
  ]
}

¿Qué permisos de Zoho necesita la credencial de n8n?

Lectura y creación en los módulos donde buscas y escribes, más creación en Notes. Zoho llama al permiso de notas ZohoCRM.modules.notes.CREATE y exige junto a él el permiso de creación del módulo padre, de modo que una credencial que puede crear Leads pero nunca recibió el permiso de notas falla en el último paso con un error de autorización.

El nodo de Zoho CRM de n8n cubre Leads, Contacts, Accounts, Deals y varios documentos de ventas, con crear, upsert, obtener, obtener todos, actualizar y eliminar. Notes no está entre sus recursos, por eso la nota pasa por un nodo HTTP Request. n8n permite que ese nodo reutilice la credencial de Zoho que ya conectaste, así que gestionas una sola autorización OAuth en lugar de dos.

Configura el dominio de la API según tu centro de datos de Zoho. Una credencial creada en la región de la UE llama a zohoapis.eu, no a zohoapis.com.

¿Cuántos mensajes puede absorber Zoho CRM?

Zoho mide su API en créditos por cada 24 horas móviles, y el presupuesto depende de la edición y del número de usuarios. La edición Free recibe 5.000. Standard tiene 50.000 más 250 por usuario, Professional 50.000 más 500 por usuario y Enterprise 50.000 más 1.000 por usuario, cada una con un tope por edición.

Cada mensaje entrante cuesta una búsqueda y la escritura de una nota, más la creación de un lead si el remitente escribe por primera vez. Eso cabe con holgura en el presupuesto de una edición de pago para el número de un negocio pequeño. El límite que suele afectar primero es la concurrencia: Free permite 5 llamadas simultáneas y Standard 10, así que una ráfaga de respuestas a un envío masivo puede quedar en cola. Configura el flujo de n8n para procesar las ejecuciones de una en una si Zoho devuelve errores de límite.

¿Las respuestas enviadas desde el teléfono llegan a Zoho CRM?

Pueden llegar. En un número con Coexistencia la app de WhatsApp Business sigue funcionando, y cuando alguien responde desde ella Meta envía un eco de ese mensaje saliente al mismo destino de webhook, en el campo smb_message_echoes.

Dale al flujo una rama para los ecos y escríbelos como notas tituladas como salientes. Así el vendedor que abre el lead en Zoho lee ambos lados de la conversación y nadie tiene que pegar capturas de pantalla en el CRM.

Los mensajes que el propio flujo envía por la Cloud API, como una plantilla aprobada cuando un negocio cambia de etapa, conviene registrarlos en el momento del envío, porque el flujo ya tiene el texto y el id del registro.

Errores comunes

• Dar a la credencial permisos de leads pero no ZohoCRM.modules.notes.CREATE. La búsqueda y el lead funcionan, y luego falla cada nota.
• Llamar a zohoapis.com desde una cuenta de otro centro de datos de Zoho. Usa el dominio de API de la región donde vive la cuenta.
• Buscar solo en Leads. Los clientes convertidos son Contacts, y cada uno que escribe se convierte en un lead duplicado.

Preguntas frecuentes

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