WhatsApp Nachrichten einer Coexistence-Nummer in HubSpot protokollieren

Wie gelangt eine WhatsApp Nachricht zu einem HubSpot-Kontakt?

In drei Schritten. Meta liefert die Nachricht an das Webhook-Ziel, das Sie für die Nummer festgelegt haben, hier ein n8n-Webhook-Node. Der Workflow sucht in HubSpot nach einem Kontakt mit der Telefonnummer des Absenders und legt einen an, falls nichts passt. Danach erstellt er einen Communication-Datensatz mit dem Nachrichtentext und verknüpft ihn mit diesem Kontakt.

HubSpot hat das Communications-Objekt genau für diesen Fall gebaut. Es steht für eine Nachricht auf WhatsApp, LinkedIn oder per SMS, die außerhalb von HubSpot gesendet oder empfangen wurde, und erscheint in der Timeline des Datensatzes wie ein protokollierter Anruf oder eine E-Mail. Pflichtfelder sind der Kanaltyp, hs_communication_logged_from mit dem Wert CRM, der Inhalt, ein Eigentümer und ein Zeitstempel.

Dafür brauchen Sie keine App aus dem HubSpot-Marktplatz. Der HTTP-Request-Node von n8n kann die HubSpot-Zugangsdaten wiederverwenden, die Sie bereits für den HubSpot-Node eingerichtet haben, und der Aufruf ist ein einzelner POST pro Nachricht.

{
  "properties": {
    "hs_communication_channel_type": "WHATS_APP",
    "hs_communication_logged_from": "CRM",
    "hs_communication_body": "do you have anything friday?",
    "hubspot_owner_id": "75480934",
    "hs_timestamp": "2026-10-11T14:20:00.000Z"
  }
}

Werden auch Nachrichten protokolliert, die am Telefon getippt wurden?

Ja, und genau das ergänzt eine Coexistence-Nummer. Wenn jemand aus dem Team in der WhatsApp Business App antwortet, sendet Meta ein Echo dieser ausgehenden Nachricht an dasselbe Webhook-Ziel. Ein Workflow, der eingehende Nachrichten und Echos verarbeitet, schreibt beide Seiten der Unterhaltung in die Timeline. So sieht ein Vertriebsmitarbeiter, der den Kontakt in HubSpot öffnet, was der Kunde gefragt und was das Unternehmen geantwortet hat.

Verzweigen Sie nach dem Webhook-Feld. Eingehende Nachrichten kommen unter messages an, die Antworten vom Telefon unter smb_message_echoes. Protokollieren Sie die ersten als empfangen und die zweiten als gesendet, dann steht der Verlauf in der richtigen Reihenfolge.

Antworten, die der Workflow selbst über die Cloud API sendet, kennt er bereits. Protokollieren Sie sie im Moment des Sendens, statt auf einen Webhook zu warten.

Wie sieht es mit dem WhatsApp-Posteingangskanal von HubSpot aus?

Das ist eine andere Integration. Der Konversationen-Posteingang von HubSpot verbindet eine WhatsApp Nummer direkt mit HubSpot, und laut Wissensdatenbank darf die Nummer nicht mit einer anderen WhatsApp Integration verbunden sein. Er ist mit Marketing Hub oder Service Hub Professional und Enterprise verfügbar.

Eine über EasyCoexistence verbundene Nummer funktioniert andersherum: Meta leitet ihre Webhooks an eine URL, die Ihnen gehört, und HubSpot erhält Datensätze über seine API. Die Unterhaltung wird vom Telefon oder von Ihrem Workflow beantwortet, und HubSpot ist das führende System, das den Verlauf beim Kontakt, Deal oder Ticket speichert.

Der Aufruf braucht einen Schreib-Scope für Kontakte bei der privaten App oder den Zugangsdaten, die ihn ausführen. Das ist derselbe Scope, den ein Workflow ohnehin braucht, um den Kontakt anzulegen.

Wie ordnet der Workflow einen Absender einem Kontakt zu?

Über die Telefonnummer, normalisiert vor der Suche. Meta sendet den Absender als Ziffern mit Ländervorwahl und ohne Pluszeichen, etwa 14155550188. HubSpot-Kontakte werden von Hand eingegeben, dieselbe Person kann also als +1 415 555 0188 oder (415) 555-0188 gespeichert sein.

Zuverlässig ist dieses Vorgehen: Führen Sie eine eigene Kontakteigenschaft mit der Nummer nur aus Ziffern, befüllen Sie sie, wenn der Workflow einen Kontakt anlegt, und suchen Sie in dieser Eigenschaft. Wer direkt im Freitextfeld für das Telefon sucht, findet Kontakte, die der Workflow angelegt hat, übersieht aber viele von Hand erstellte und erzeugt dadurch Duplikate.

Liefert die Suche nichts, legen Sie den Kontakt mit dem Profilnamen aus der Webhook-Payload als Vornamen an und tragen die Nummer nur aus Ziffern in beide Felder ein. Eine Person kann ihn später zusammenführen oder umbenennen, und die Unterhaltung hängt bereits daran.

Häufige Fehler

• Nur eingehende Nachrichten protokollieren. Die Timeline zeigt dann Fragen ohne Antworten, weil am Telefon getippte Antworten als smb_message_echoes-Ereignisse ankommen.
• hs_communication_logged_from nicht setzen. HubSpot verlangt den Wert CRM, wenn eine Communication über die API erstellt wird.
• Kontakte im rohen Telefonfeld suchen. Das reine Ziffernformat von Meta passt selten zu dem, was eine Person getippt hat, und jeder Fehltreffer erzeugt einen doppelten Kontakt.

Häufig gestellte Fragen

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