WhatsApp Konversationen von einer Coexistence-Nummer an Salesforce senden

Wie sieht der n8n-Workflow aus?

Vier Nodes hintereinander, dazu der Verifizierungszweig, den jeder Meta-Webhook braucht.

Ein Webhook-Node empfängt den POST, den Meta für jede Nachricht sendet. Ein Salesforce-Node führt eine SOQL-Abfrage nach einem Lead oder Contact aus, dessen Telefonnummer zum Absender passt. Ein IF-Node verzweigt danach, ob etwas zurückkam: Gab es einen Treffer, reicht der Workflow die Datensatz-ID weiter; gab es keinen, legt ein Salesforce-Node einen Lead mit dem Profilnamen aus der Payload an. Ein letzter Salesforce-Node erstellt am Datensatz eine Aufgabe, mit dem Nachrichtentext in der Beschreibung und einem Betreff, der sie als WhatsApp Nachricht kennzeichnet.

Der Verifizierungszweig beantwortet Metas GET mit dem Wert hub.challenge als reinem Body. Ohne ihn beginnt Meta nie mit der Zustellung, und der Rest des Workflows bleibt untätig.

Task oder Notiz: Was sollte die Nachricht aufnehmen?

Für die meisten Teams eine Aufgabe, denn sie landet in der Aktivitätszeitleiste, die Vertriebsmitarbeiter ohnehin lesen, und lässt sich auswerten. Setzen Sie den Status auf „Abgeschlossen“, damit sie nicht als offene To-do erscheint, und geben Sie einen Betreff an, der den Kanal nennt. So genügt für einen Filter auf WhatsApp Aktivitäten eine einzige Bedingung.

Die Operation „Add note“ des n8n-Nodes passt zu einem anderen Fall: einer Zusammenfassung statt jeder einzelnen Nachricht. Manche Teams lassen den Workflow die Nachrichten eines Tages pro Kontakt sammeln und abends eine Notiz schreiben. Das hält die Zeitleiste lesbar, wenn ein Kunde zwanzig kurze Zeilen schickt.

Wofür Sie sich auch entscheiden: Schreiben Sie die WhatsApp Nachrichten-ID in den Datensatz. Meta wiederholt Zustellungen, und ein Workflow, der vor dem Schreiben nach einer vorhandenen ID sucht, erfasst dieselbe Nachricht nie doppelt.

Kann das Team weiter vom Telefon antworten, und sieht Salesforce das?

Ja, beides. Coexistence hält die WhatsApp Business App auf derselben Nummer am Laufen, sodass die Personen, die gestern Kunden geantwortet haben, das weiter tun. Antworten sie in der App, sendet Meta ein Echo der ausgehenden Nachricht an dasselbe Webhook-Ziel, im Feld smb_message_echoes.

Fügen Sie dem Workflow für diese Echos einen zweiten Pfad hinzu und erfassen Sie sie als ausgehende Aufgaben. Wer den Lead öffnet, sieht dann in der richtigen Reihenfolge sowohl die Frage als auch die Antwort des Unternehmens, ohne dass jemand einen Chat von Hand kopiert.

Antworten, die der Workflow selbst über einen HTTP Request-Node an die Cloud API sendet, sollten im Moment des Sendens erfasst werden. Text und Datensatz-ID liegen dem Workflow dann bereits vor.

Wie vermeiden Sie doppelte Leads?

Gleichen Sie über eine normalisierte Telefonnummer ab, nicht über das Feld in der Schreibweise, in der es eingegeben wurde. Meta liefert den Absender als Ziffern mit Ländervorwahl und ohne Pluszeichen. Telefonfelder in Salesforce enthalten dagegen, was die Person beim Anlegen des Datensatzes eingetippt hat: mit Leerzeichen, Klammern und Bindestrichen.

Zuverlässig ist ein benutzerdefiniertes Textfeld mit der reinen Ziffernnummer. Der Workflow füllt es beim Anlegen eines Leads, ein Backfill ergänzt vorhandene Datensätze. Die SOQL-Abfrage vergleicht dann dieses Feld auf Gleichheit, was schnell und exakt ist.

Prüfen Sie neben Leads auch Kontakte. Ein bereits konvertierter Kunde ist ein Contact, und ein Workflow, der nur Leads durchsucht, legt für jeden Bestandskunden, der sich meldet, einen neuen Lead an.

Häufige Fehler

• Nur das Lead-Objekt durchsuchen. Bestandskunden sind Contacts, und jeder von ihnen, der schreibt, wird zu einem doppelten Lead.
• Nachrichten als offene Aufgaben erfassen. Vertriebsmitarbeiter erhalten für jede Kundenzeile eine To-do; setzen Sie den Status beim Anlegen auf „Abgeschlossen“.
• Den GET-Verifizierungszweig im Workflow weglassen. Meta bestätigt das Ziel nie, und es wird keine Nachricht zugestellt.

Häufig gestellte Fragen

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