WhatsApp-berichten loggen in HubSpot vanaf een Coexistence-nummer

Hoe komt een WhatsApp-bericht op een HubSpot-contact terecht?

In drie stappen. Meta levert het bericht af op de webhook-bestemming die je voor het nummer hebt ingesteld, hier een n8n Webhook-node. De workflow zoekt in HubSpot een contact met het telefoonnummer van de afzender en maakt er een aan als er niets overeenkomt. Daarna maakt hij een communicatierecord aan met de berichttekst en koppelt dat aan dat contact.

HubSpot heeft het Communications-object voor dit geval gebouwd. Het stelt een bericht op WhatsApp, LinkedIn of sms voor dat buiten HubSpot is verzonden of ontvangen, en het verschijnt op de tijdlijn van het record zoals een gelogd telefoongesprek of een e-mail. De verplichte eigenschappen zijn het kanaaltype, hs_communication_logged_from ingesteld op CRM, de body, een eigenaar en een tijdstempel.

Hiervoor is geen app uit de HubSpot-marketplace nodig. De HTTP Request-node van n8n kan de HubSpot-credential hergebruiken die je al voor de HubSpot-node hebt ingesteld, en de aanroep is één POST per bericht.

{
  "properties": {
    "hs_communication_channel_type": "WHATS_APP",
    "hs_communication_logged_from": "CRM",
    "hs_communication_body": "do you have anything friday?",
    "hubspot_owner_id": "75480934",
    "hs_timestamp": "2026-10-11T14:20:00.000Z"
  }
}

Worden berichten die op de telefoon zijn getypt ook gelogd?

Dat kan, en dat is precies wat een Coexistence-nummer toevoegt. Wanneer iemand van het team antwoordt vanuit de WhatsApp Business-app, stuurt Meta een echo van dat uitgaande bericht naar dezelfde webhook-bestemming. Een workflow die zowel de inkomende berichten als de echo's verwerkt, schrijft beide kanten van het gesprek naar de tijdlijn. Een verkoper die het contact in HubSpot opent, ziet dan wat de klant vroeg en wat de winkel antwoordde.

Splits op het webhook-veld. Inkomende berichten komen binnen onder messages en de antwoorden vanaf de telefoon onder smb_message_echoes. Log de eerste als ontvangen en de tweede als verzonden, dan staat de tijdlijn in de juiste volgorde.

Antwoorden die de workflow zelf via de Cloud API verstuurt, kent hij al. Log die dus op het moment van verzenden in plaats van op een webhook te wachten.

Hoe zit het met het eigen WhatsApp-inboxkanaal van HubSpot?

Dat is een andere integratie. De gespreksinbox van HubSpot koppelt een WhatsApp-nummer aan HubSpot zelf, en volgens de kennisbank mag dat nummer niet met een andere WhatsApp-integratie verbonden zijn. Het is beschikbaar op Marketing Hub of Service Hub Professional en Enterprise.

Een nummer dat via EasyCoexistence is gekoppeld, werkt andersom: Meta stuurt de webhooks naar een URL die van jou is, en HubSpot ontvangt records via de API. Het gesprek wordt beantwoord vanaf de telefoon of door je workflow, en HubSpot is het systeem waarin de geschiedenis bij het contact, de deal of het ticket wordt bewaard.

Voor de aanroep is een schrijfscope voor contacten nodig op de privé-app of credential die hem uitvoert. Dat is dezelfde scope die een workflow al nodig heeft om het contact aan te maken.

Hoe laat je de workflow een afzender aan een contact koppelen?

Op telefoonnummer, genormaliseerd vóór het zoeken. Meta stuurt de afzender als cijfers met landcode en zonder plusteken, zoals 14155550188. HubSpot-contacten worden met de hand ingevoerd, dus dezelfde persoon kan staan als +1 415 555 0188 of (415) 555-0188.

Het betrouwbare patroon is een eigen contacteigenschap bijhouden met het nummer als alleen cijfers, die vullen wanneer de workflow een contact aanmaakt, en op die eigenschap zoeken. Rechtstreeks zoeken in het vrije telefoonveld werkt voor contacten die de workflow heeft gemaakt, maar mist er veel die een persoon heeft aangemaakt, en dat levert dubbele contacten op.

Als een zoekopdracht niets oplevert, maak je het contact aan met de profielnaam uit de webhook-payload als voornaam en het nummer met alleen cijfers in beide velden. Een persoon kan het later samenvoegen of hernoemen, en het gesprek hangt er dan al aan.

Veelgemaakte fouten

• Alleen inkomende berichten loggen. De tijdlijn toont dan vragen zonder antwoorden, omdat antwoorden die op de telefoon zijn getypt binnenkomen als smb_message_echoes-events.
• hs_communication_logged_from niet instellen. HubSpot eist dat dit CRM is wanneer je via de API een communicatie aanmaakt.
• Contacten zoeken op het ruwe telefoonveld. Het cijfersformaat van Meta komt zelden overeen met wat iemand heeft getypt, en elke misser maakt een dubbel contact aan.

Veelgestelde vragen

Lees verder