WhatsApp koppelen aan Zoho CRM met een Coexistence-nummer

Hoe wordt een WhatsApp-bericht een record in Zoho CRM?

Meta stuurt elk bericht op het nummer naar de webhook-bestemming die je instelt, hier een n8n Webhook-node. De workflow haalt het nummer van de afzender uit de payload en roept het zoek-endpoint van Zoho aan met phone ingesteld op dat nummer, eerst bij Leads en daarna bij Contacts. Zoho controleert elk telefoonveld in de module, dus een treffer op Mobile of Phone telt allebei, zodat je niet hoeft te raden welk veld een verkoper heeft gebruikt.

Als er niets terugkomt, maakt de Zoho CRM-node van n8n een Lead aan met de WhatsApp-profielnaam en het nummer. In beide gevallen heeft de workflow nu een record-id en schrijft die het bericht als notitie bij dat record via POST /Notes. Een notitie heeft alleen Note_Content en een Parent_Id nodig, die de module en het record noemt.

{
  "data": [
    {
      "Note_Title": "WhatsApp, inbound",
      "Note_Content": "do you have anything friday?",
      "Parent_Id": {
        "module": { "api_name": "Leads" },
        "id": "4876876000000624001"
      }
    }
  ]
}

Welke Zoho-rechten heeft het n8n-credential nodig?

Lezen en aanmaken op de modules waarin je zoekt en schrijft, plus aanmaken op Notes. Zoho noemt de notitiescope ZohoCRM.modules.notes.CREATE en vereist daarnaast de create-scope van de bovenliggende module. Een credential dat Leads kan aanmaken maar nooit de notes-scope kreeg, mislukt dus bij de laatste stap met een autorisatiefout.

De Zoho CRM-node van n8n dekt Leads, Contacts, Accounts, Deals en diverse verkoopdocumenten, met create, upsert, get, get all, update en delete. Notes horen daar niet bij, daarom loopt de notitie via een HTTP-node. n8n laat die node het Zoho-credential hergebruiken dat je al hebt gekoppeld, dus je beheert één OAuth-toestemming in plaats van twee.

Stel het API-domein in op je Zoho-datacenter. Een credential dat in de EU-regio is gemaakt, roept zohoapis.eu aan, niet zohoapis.com.

Hoeveel berichten kan Zoho CRM aan?

Zoho meet zijn API in credits per voortschrijdende 24 uur, en het budget hangt af van de editie en het aantal gebruikers. De Free-editie krijgt 5.000. Standard krijgt 50.000 plus 250 per gebruiker, Professional 50.000 plus 500 per gebruiker en Enterprise 50.000 plus 1.000 per gebruiker, elk met een plafond per editie.

Elk binnenkomend bericht kost een zoekopdracht en een notitie, plus het aanmaken van een lead voor afzenders die voor het eerst schrijven. Dat past ruim binnen het budget van een betaalde editie voor het nummer van een klein bedrijf. Het plafond dat meestal als eerste knelt is gelijktijdigheid: Free staat 5 gelijktijdige aanroepen toe en Standard 10, dus een piek aan berichten na een broadcast kan in de wachtrij komen. Stel de n8n-workflow in om uitvoeringen één voor één te verwerken als Zoho limietfouten teruggeeft.

Komen antwoorden vanaf de telefoon in Zoho CRM terecht?

Dat kan. Op een Coexistence-nummer blijft de WhatsApp Business-app werken, en wanneer iemand daarmee antwoordt, stuurt Meta een echo van dat uitgaande bericht naar dezelfde webhook-bestemming onder het veld smb_message_echoes.

Geef de workflow een tak voor echo's en schrijf ze weg als notities met een uitgaande titel. De verkoper die de lead in Zoho opent, leest dan beide kanten van het gesprek, en niemand hoeft screenshots in het CRM te plakken.

Berichten die de workflow zelf via de Cloud API verstuurt, zoals een goedgekeurd template nadat een deal van fase verandert, log je het best op het moment van verzenden, omdat de workflow de tekst en de record-id dan al heeft.

Veelgemaakte fouten

• Het credential wel lead-scopes geven maar niet ZohoCRM.modules.notes.CREATE. De zoekopdracht en de lead werken, daarna mislukt elke notitie.
• zohoapis.com aanroepen vanuit een account in een ander Zoho-datacenter. Gebruik het API-domein van de regio waar het account staat.
• Alleen in Leads zoeken. Geconverteerde klanten zijn Contacts, en elk van hen die schrijft wordt een nieuwe dubbele lead.

Veelgestelde vragen

Lees verder