WhatsApp koppelen aan Pipedrive op een Coexistence-nummer

Hoe komt een WhatsApp-bericht bij een persoon in Pipedrive?

Meta stuurt elk bericht op het nummer naar de webhook-bestemming die je ervoor hebt ingesteld, hier een n8n Webhook-node. De workflow zoekt Pipedrive-personen op met het nummer van de afzender; de personenzoekopdracht van Pipedrive doorzoekt het telefoonveld en kent een vlag voor exacte overeenkomst. Komt er een persoon terug, dan gebruikt de workflow dat id. Komt er geen, dan maakt de workflow een persoon aan met de WhatsApp-profielnaam en het nummer, en daarna een lead die eraan gekoppeld is, zodat een eerste bericht van een onbekende in de Leads Inbox verschijnt en iemand het kan kwalificeren.

Het bericht zelf wordt een notitie. Een Pipedrive-notitie heeft alleen de inhoud nodig, die HTML accepteert, en minstens één id van een persoon, deal, organisatie of lead. Koppel de notitie aan de openstaande deal als die er is, anders aan de persoon.

Waarom loopt de zoekstap als eerste tegen limieten aan?

Omdat Pipedrive zoeken een eigen, veel kleinere ruimte geeft. Algemene API-aanroepen worden per gebruiker beperkt over een rollend venster van twee seconden, van 20 verzoeken op Lite met een API-token tot 120 op Ultimate. De Search API blijft op elk abonnement beperkt tot 10 verzoeken per twee seconden.

Een rustig nummer merkt er niets van. Een nummer dat een template naar een paar honderd klanten stuurt en in een minuut vijftig antwoorden krijgt, wel, omdat elk antwoord met een zoekopdracht begint. De workflow krijgt dan 429-antwoorden en laat zonder nieuwe poging de notitie vallen.

Twee dingen lossen het op. Zet nieuwe pogingen met een wachttijd aan op de Pipedrive-zoeknode, en cache de koppeling van telefoonnummer naar persoon-id in de workflow static data van n8n of in een kleine tabel, zodat een klant die zes berichten achter elkaar stuurt één zoekopdracht kost in plaats van zes.

Kunnen ook antwoorden die op de telefoon zijn getypt worden gelogd?

Ja. Coexistence houdt de WhatsApp Business-app werkend op hetzelfde nummer, en wanneer iemand van het team daarvandaan antwoordt, stuurt Meta een echo van het uitgaande bericht naar dezelfde webhook-bestemming onder het veld smb_message_echoes.

Voeg een vertakking toe voor die echo's en log ze als notities die als uitgaand zijn gemarkeerd, of als afgeronde activiteiten als je team rapporteert op aantallen activiteiten. Een verkoper die de deal opent, ziet dan wat de klant vroeg en wat de winkel antwoordde, op volgorde.

Log voor berichten die de workflow zelf verstuurt, zoals een template wanneer een deal van fase verandert, de notitie op het moment van versturen. De workflow heeft de tekst en het deal-id al, dus wachten op een webhook is niet nodig.

Hoe normaliseer je het telefoonnummer?

Tot cijfers met de landcode en niets anders, want zo stuurt Meta het. Een afzender komt binnen als 14155550188, terwijl een met de hand in Pipedrive getypte persoon +1 (415) 555-0188 kan hebben.

Sla bij het aanmaken van een persoon het nummer in die cijfervorm op, zodat de eigen gegevens van de workflow altijd overeenkomen. Voor met de hand aangemaakte personen verdient een eenmalige opschoning in n8n, die bestaande telefoonwaarden naar dezelfde vorm herschrijft, zich de eerste week al terug. Zonder die opschoning mist de zoekopdracht op exacte overeenkomst personen die het team heeft ingevoerd, en maakt de workflow voor elk van hen een dubbel aan.

Bewaar de oorspronkelijke opmaak in een tweede telefoonvermelding als het team het zo graag leest. Pipedrive-personen kunnen meer dan één telefoonnummer hebben.

Veelgemaakte fouten

• Eén zoekopdracht per bericht zonder cache. Pieken aan antwoorden lopen tegen de limiet van 10 per twee seconden van de Search API aan en notities gaan verloren.
• Een lead aanmaken voor elk bericht in plaats van voor elke nieuwe persoon. De Leads Inbox vult zich met kopieën van dezelfde klant.
• Notities alleen aan de persoon koppelen als er een deal openstaat. De verkoper die de deal bewerkt, ziet het gesprek nooit.

Veelgestelde vragen

Lees verder