WhatsApp-gesprekken naar Salesforce sturen vanaf een Coexistence-nummer

Hoe ziet de n8n-workflow eruit?

Vier nodes op een rij, plus de verificatietak die elke Meta-webhook nodig heeft.

Een Webhook-node ontvangt de POST die Meta voor elk bericht stuurt. Een Salesforce-node voert een SOQL-query uit naar een Lead of Contact waarvan het telefoonnummer overeenkomt met dat van de afzender. Een IF-node splitst op de vraag of er iets terugkwam: zo ja, dan geeft de workflow de record-id door; zo nee, dan maakt een Salesforce-node een Lead aan met de profielnaam uit de payload. Een laatste Salesforce-node maakt een Task aan bij dat record, met de berichttekst in de beschrijving en een onderwerp dat vermeldt dat het een WhatsApp-bericht was.

De verificatietak beantwoordt de GET van Meta met de waarde van hub.challenge als gewone body. Zonder die tak begint Meta nooit met bezorgen en blijft de rest van de workflow ongebruikt.

Task of notitie: wat bewaart het bericht het best?

Voor de meeste teams een Task, omdat die in de activiteitentijdlijn komt die sales-medewerkers al lezen en waarover je kunt rapporteren. Zet de status op voltooid, zodat het niet als openstaande to-do verschijnt, en geef de Task een onderwerp met de naam van het kanaal, zodat een filter op WhatsApp-activiteit één enkele voorwaarde is.

De notitiebewerking van de n8n-node past bij een ander geval: een samenvatting in plaats van elk bericht. Sommige teams laten de workflow de berichten van een dag per contact verzamelen en 's avonds één notitie schrijven. Zo blijft de tijdlijn leesbaar bij een klant die twintig korte regels stuurt.

Welke je ook kiest, schrijf de WhatsApp-bericht-id in het record. Meta probeert bezorging opnieuw, en een workflow die vooraf controleert of een id al bestaat, logt hetzelfde bericht nooit twee keer.

Kan het team nog vanaf de telefoon antwoorden, en ziet Salesforce dat?

Ja, allebei. Coexistence houdt de WhatsApp Business-app werkend op hetzelfde nummer, dus wie gisteren klanten antwoordde, doet dat gewoon door. Als iemand vanuit de app antwoordt, stuurt Meta een echo van het uitgaande bericht naar dezelfde webhook-bestemming, onder het veld smb_message_echoes.

Voeg een tweede pad aan de workflow toe voor die echo's en log ze als uitgaande Tasks. Een medewerker die de lead opent, ziet dan zowel de vraag als het antwoord van de winkel, op volgorde, zonder dat iemand een chat met de hand kopieert.

Antwoorden die de workflow zelf verstuurt, via een HTTP-node tegen de Cloud API, log je op het moment van versturen. De workflow heeft de tekst en de record-id dan al bij de hand.

Hoe voorkom je dubbele leads?

Vergelijk op een genormaliseerd telefoonnummer, niet op het veld zoals mensen het intypten. Meta stuurt de afzender als cijfers met landcode en zonder plusteken. Telefoonvelden in Salesforce bevatten wat de maker van het record invulde, met spaties, haakjes en streepjes.

De betrouwbare aanpak is een eigen tekstveld met alleen de cijfers van het nummer, gevuld door de workflow bij het aanmaken van een lead en door een aanvulrun voor bestaande records. De SOQL-query vergelijkt dat veld dan op gelijkheid, wat snel en exact is.

Controleer ook contacten, niet alleen leads. Een klant die al is geconverteerd, is een Contact, en een workflow die alleen leads doorzoekt, maakt voor elke bestaande klant die contact opneemt een nieuwe lead aan.

Veelgemaakte fouten

• Alleen het Lead-object doorzoeken. Bestaande klanten zijn Contacts, en elke klant die contact opneemt wordt een dubbele lead.
• Berichten als openstaande Tasks loggen. Medewerkers krijgen dan een to-do voor elke klantregel; zet de status op voltooid bij het aanmaken.
• De verificatietak met de GET overslaan in de workflow. Meta bevestigt de bestemming nooit en er wordt geen enkel bericht bezorgd.

Veelgestelde vragen

Lees verder