Registra i messaggi WhatsApp in HubSpot da un numero Coexistence

Come arriva un messaggio WhatsApp su un contatto HubSpot?

In tre passaggi. Meta consegna il messaggio alla destinazione webhook che hai impostato per il numero, che qui è un nodo Webhook di n8n. Il workflow cerca in HubSpot un contatto con il numero di telefono del mittente e ne crea uno se non trova corrispondenze. Poi crea un record di comunicazione con il testo del messaggio e lo associa a quel contatto.

HubSpot ha costruito l'oggetto Communications proprio per questo caso. Rappresenta un messaggio su WhatsApp, LinkedIn o SMS inviato o ricevuto fuori da HubSpot e compare nella timeline del record come una chiamata o un'email registrata. Le proprietà obbligatorie sono il tipo di canale, hs_communication_logged_from impostato su CRM, il corpo, un responsabile e un timestamp.

Non serve alcuna app del marketplace di HubSpot. Il nodo HTTP Request di n8n può riutilizzare la credenziale HubSpot che hai già configurato per il nodo HubSpot, e la chiamata è un singolo POST per messaggio.

{
  "properties": {
    "hs_communication_channel_type": "WHATS_APP",
    "hs_communication_logged_from": "CRM",
    "hs_communication_body": "do you have anything friday?",
    "hubspot_owner_id": "75480934",
    "hs_timestamp": "2026-10-11T14:20:00.000Z"
  }
}

Anche i messaggi scritti dal telefono vengono registrati?

Sì, ed è proprio ciò che aggiunge un numero Coexistence. Quando qualcuno del team risponde dall'app WhatsApp Business, Meta invia un echo di quel messaggio in uscita alla stessa destinazione webhook. Un workflow che gestisce sia i messaggi in arrivo sia gli echo scrive nella timeline entrambi i lati della conversazione, così un commerciale che apre il contatto in HubSpot vede cosa ha chiesto il cliente e cosa ha risposto il negozio.

Fai un branch sul campo del webhook. I messaggi in arrivo giungono sotto messages e le risposte dal telefono sotto smb_message_echoes. Registra i primi come ricevuti e i secondi come inviati, e la timeline si legge in ordine.

Le risposte che il workflow stesso invia tramite la Cloud API gli sono già note, quindi registrale nel momento dell'invio invece di aspettare un webhook.

E il canale inbox WhatsApp di HubSpot?

È un'integrazione diversa. L'inbox delle conversazioni di HubSpot collega un numero WhatsApp a HubSpot stesso, e la sua knowledge base indica che il numero non deve essere collegato a un'altra integrazione WhatsApp. È disponibile su Marketing Hub o Service Hub Professional ed Enterprise.

Un numero collegato tramite EasyCoexistence segue il percorso opposto: Meta instrada i suoi webhook verso un URL che possiedi tu, e HubSpot riceve i record tramite la sua API. La conversazione si risponde dal telefono o dal tuo workflow, e HubSpot è il sistema di riferimento che conserva lo storico sul contatto, sulla trattativa o sul ticket.

La chiamata richiede uno scope di scrittura sui contatti nell'app privata o nella credenziale che la effettua, ed è lo stesso scope che un workflow ha già bisogno per creare il contatto.

Come deve il workflow associare un mittente a un contatto?

In base al numero di telefono, normalizzato prima della ricerca. Meta invia il mittente come cifre con il prefisso internazionale e senza il segno più, per esempio 14155550188. I contatti HubSpot sono digitati a mano, quindi la stessa persona può essere salvata come +1 415 555 0188 o (415) 555-0188.

Lo schema affidabile è tenere una proprietà dedicata del contatto con il numero in sole cifre, popolarla quando il workflow crea un contatto e cercare su quella proprietà. Cercare direttamente nel campo telefono a testo libero funziona per i contatti creati dal workflow e ne perde molti creati da una persona, il che produce duplicati.

Quando la ricerca non restituisce nulla, crea il contatto con il nome del profilo preso dal payload del webhook come nome e il numero in sole cifre in entrambi i campi. Una persona potrà unire o rinominare più tardi, e la conversazione è già collegata.

Errori comuni

• Registrare solo i messaggi in arrivo. La timeline mostra allora domande senza risposte, perché le risposte scritte dal telefono arrivano come eventi smb_message_echoes.
• Lasciare hs_communication_logged_from non impostato. HubSpot richiede che sia CRM quando si crea una comunicazione tramite API.
• Cercare i contatti nel campo telefono grezzo. Il formato in sole cifre di Meta raramente coincide con ciò che una persona ha digitato, e ogni mancata corrispondenza crea un contatto duplicato.

Domande frequenti

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